Tủ hồ sơ văn phòng- Ổ đĩa lưu trữ hồ sơ

Tủ hồ sơ văn phòng là một trong những sản phẩm nội thất văn phòng thông dụng, là sản phẩm không thể thiếu trong mỗi văn phòng. Mỗi ngày tới văn phòng công ty, Mỗi người đều tiếp xúc với nó một cách thường xuyên đến mức quên đi sự tồn tại của nó và coi nó như là một thứ vật chất hiển nhiên tồn tại. Tủ tài liệu cũng được chia ra làm nhiều loại, tùy theo mục đích sử dụng, đối tượng sử dụng, công năng sử dụng đến chất liệu sản xuất mà ta có các dòng sản phẩm khác nhau như tủ giám đốc, tủ gỗ văn phòng hay tủ sắt.

Tủ hồ sơ văn phòng- ổ đĩa lưu trữ hồ sơ

Tủ hồ sơ văn phòng là một trong những sản phẩm nội thất văn phòng thông dụng, là sản phẩm không thể thiếu trong mỗi văn phòng. Mỗi ngày tới văn phòng công ty, Mỗi người đều tiếp xúc với nó một cách thường xuyên đến mức quên đi sự tồn tại của nó và coi nó như là một thứ vật chất hiển nhiên tồn tại. Tủ tài liệu cũng được chia ra làm nhiều loại, tùy theo mục đích sử dụng, đối tượng sử dụng, công năng sử dụng đến chất liệu sản xuất mà ta có các dòng sản phẩm khác nhau như tủ giám đốc, tủ gỗ văn phòng hay tủ sắt.

Tuy nhiên, trên thực tế cũng có nhiều nhà thiết kế hay nhà cung cấp thường quên đi tầm quan trọng của tủ - hộc tài liệu. Họ thường chú trọng đến dòng sản phẩm bàn làm việc, ghế văn phòng, màu sắc tổng thể, hướng ngồi phong thủy mà quên đi dòng sản phẩm nội thất tủ tài liệu văn phòng vì vậy bài viết tư vấn này giúp quý khách có cái nhìn cụ thể và tổng quan hơn về tầm quan trọng của sản phẩm.

Kệ hồ sơ văn phòng cũng được sử dụng nhiều nhất tại văn phòng công ty bởi bộ phận kế toán, bộ phận kinh doanh bởi nơi đây hằng ngày phải làm việc với đống sổ sách, tài liệu, báo cáo..,vì vậy việc thiết kế và lắp đặt chiếc tủ tài liệu như thế nào cho phù hợp với công năng sử dụng sẽ làm tăng hiệu quả công việc. Sau đây là điều kiện cần thiết để hiểu được đâu là những tiêu chí cho chiếc tủ tài liệu hợp lý:

Vai trò không thể thay thế của tủ hồ sơ văn phòng

• Giúp quản lý tài liệu của công ty

- Một công ty phát triển sẽ luôn có các hồ sơ, giấy tờ liên quan. Vì thế nếu không sử dụng chiếc tủ đựng tài liệu văn phòng thì việc quản lý hồ sơ trở nên rất khó khăn và phức tạp. Lựa chọn tủ đựng hồ sơ, tài liệu mang đến cho công ty bạn giải pháp quản lý tài liệu một cách hiệu quả nhất.

• Quản lý thời gian hiệu quả

- Trong một văn phòng nếu không có tủ lưu trữ tài liệu - hồ sơ riêng biệt sẽ khiến cho người tìm rất vất vả, mất rất nhiều thời gian và ảnh hưởng tới chất lượng công việc. Do đó tủ tài liệu văn phòng có vai trò rất quan trọng trong việc quản lý tài liệu cũng như giúp bạn quản lý thời gian công việc tốt nhất.

• Làm đẹp cho nội thất văn phòng

- Tủ hồ sơ ngoài việc giúp quản lý các giấy tờ và tài liệu thì nó còn có tác dụng như đồ nội thất giúp trang trí văn phòng làm việc trong công ty. Sở hữu chiếc tủ tài liệu văn phòng làm cho công ty trở nên sinh động và trang nhã hơn. Tủ có nhiều kiểu dáng và mẫu mã khác nhau bạn có thể thỏa sức để lựa chọn.

• Giúp bảo mật thông tin

- Việc bảo mật thông tin rất quan trọng đối với bất kỳ một công ty nào. Nếu các hồ sơ, tài liệu của bạn cần độ quan trọng, mật thiết vậy thì bạn làm cách nào để bảo mật được chúng? Chiếc hồ sơ văn phòng này sẽ giúp bạn quản lý và bảo mật những đồ dùng cá nhân mang tính chất riêng tư, bạn có thể cất gọn gàng vào các ngăn tủ nhỏ và khóa lại để đảm bảo độ bí mật và an toàn.

Một số suy nghĩ sai lầm thường gặp khi mua tủ sắt đựng hồ sơ

• Chọn mua tủ sắt hồ sơ – tủ tài liệu giá càng rẻ càng tốt

- Mua tủ hồ sơ - tủ tài liệu giá rẻ bạn sẽ có hai sự lựa chọn: Tủ tài liệu cũ hoặc tủ thanh lý. Nhưng đi cùng với giá rẻ thì đồng nghĩa với nó là chất lượng khó có thể cam kết. Đặc biệt nội thất đã qua sử dụng, thẩm mỹ của tủ sẽ bị giảm đi rất nhiều. Sắp đặt vào một văn phòng mới có vẻ như chưa thực phù hợp. Như vậy bạn hãy cân nhắc lại thay vì việc lựa chọn sản phẩm giá càng rẻ càng tốt thì bạn hãy chú ý đến cả những yếu tố như: chất lượng, dịch vụ và thương hiệu.

• Văn phòng hiện đại thì không cần mua

- Việc tiết kiệm ngân sách cho công ty là tốt, tuy nhiên bạn hãy tham khảo phần nội dung trên để hiểu được các giá trị mà một chiếc tủ tài liệu – tủ sắt hồ sơ mang lại là gì?

- Công ty càng hiện đại điều đó đồng nghĩa với việc công ty đang trên đà rất phát triển. Mà một công ty phát triển, các tài liệu và hồ sơ của bạn sẽ được gia tăng đáng kể. Lựa chọn một chiếc tủ văn phòng sẽ giúp bạn sắp xếp và quản lý được các đống hồ sơ ngăn nắp và gọn gàng hơn. Không những thế, chúng còn giúp nhân viên trong công ty tiết kiệm được thời gian và tạo một không gian làm việc khoa học hơn. Từ đó, năng suất làm việc của nhân viên tốt hơn tạo ra doanh thu lớn về cho công ty. Như vậy, những văn phòng càng hiện đại càng phát triển thì việc lựa chọn thêm nội thất tủ văn phòng là điều hoàn toàn nên đầu tư chứ không phải là khoản chi phí trong ngân sách của công ty.

• Mua tủ đựng hồ sơ văn phòng không cần chú ý đến chất lượng

- Tại sao khi mua hàng lại cần quan tâm đến chất lượng? Bởi vì: “tiền nào của đấy”. Câu nói này không phải hoàn toàn đúng, tuy nhiên chất lượng luôn luôn đi liền với đồng tiền. Lựa chọn sản phẩm đạt chất lượng tốt giúp bạn an tâm hơn trong quá trình sử dụng. Bởi vậy, ngoài những yếu tố quan tâm đến thẩm mỹ, màu sắc, chất liệu thì bạn đừng quên kiểm tra về độ bền bỉ, sự an toàn, tính tiện ích bên trong của sản phẩm. Những điều này sẽ giúp cho bạn cảm thấy hài lòng và thỏa mãn hơn trong quyết định lựa chọn sản phẩm.

• Mua tủ hồ sơ văn phòng không cần chọn thương hiệu

- Thương hiệu là một trong những yếu tố góp phần quyết định đến chất lượng sản phẩm rất nhiều. Thương hiệu thể hiện sự cam kết, sự uy tín và thành công của sản phẩm đó. Sản phẩm có thương hiệu chắc chắn đã có nhiều khách hàng lựa chọn.

- Cho nên, khi bạn cân nhắc việc lựa chọn mua hàng hãy tìm hiểu những đánh giá và nhận xét của khách hàng về các sản phẩm của thương hiệu đó, xem người tiêu dùng đánh giá tốt không và đưa ra quyết định của mình.

Những yếu tố cần chú ý khi lựa chọn tủ hồ sơ văn phòng

• Mục đích sử dụng

- Trước hết, khi thiết kế hay lựa chọn một chiếc tủ tài liệu phải quan tâm trước nhất đến mục đích sử dụng của người sẽ dùng chiếc tủ ấy. Tài liệu của người sử dụng hay bộ phận sử dụng là loại nào, tính chất của tài liệu như thế nào. Nếu không cần thiết phải bảo mật thì không nên sử dụng cánh và có khóa, việc này vừa tiết kiệm chi phí, vừa tiết kiệm thời gian thao tác. Ví dụ như đối với tủ giám đốc, đòi hỏi sự bảo mật và thiết kế hiện đại vì vậy khi thiết kế, lựa chọn tủ cho giám đốc thì phải hiện đại, màu sắc hài hòa góp phần tạo nên không khí làm việc thoải mái trong phòng giúp người lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định sáng suốt.

• Kích thước tủ hồ sơ văn phòng

- Kích thước của tủ tài liệu phải phù hợp và đủ tiêu chuẩn: tiêu chuẩn về kích thước của các đợt tùy thuộc vào dạng kẹp file mà bộ phận đó sử dụng. Thông thường, kẹp File tiêu chuẩn có kích thước cao 34.5m, sâu 29cm, dày 7cm. Vậy khoang để tài liệu tối thiểu phải có chiều cao là 36cm, chiều sâu là 31cm. Hiện tại trên thị trường, thông thường chỉ có 2/3 khoang trong 1 tủ đạt đủ yêu cầu trên.

• Màu sắc tủ đựng tài liệu văn phòng

- Cuối cùng là màu sắc và chất liệu tủ hồ sơ văn phòng: Bạn có thể lựa chọn màu sắc tương đồng với bàn làm việc để tạo được một thể thống nhất cho nội thất văn phòng.

- Tuy nhiên, trong một vài trường hợp, tủ lại là điểm nhấn của văn phòng - điều đấy là dĩ nhiên khi văn phòng kê một chiếc tủ lớn nhằm đảm bảo hiệu suất lưu trữ tài liệu hằng ngày. Vậy bạn có thể lựa chọn màu khác biệt nổi trội để tạo điểm nhấn cho tủ. Về chất liệu, thường tủ gỗ sẽ đẹp hơn tủ sắt vì tủ gỗ có các vân gỗ tạo nên bề mặt với nhiều hoa văn còn tủ sắt thì chỉ được mạ bằng kim loại hoặc phủ sơn, tủ sắt sẽ có độ bền cao hơn tủ gỗ, đồng thời, tủ sắt có tải trọng từng khoang cao hơn. Do đó, tùy vào mục đích sử dụng và kích thước,độ nặng của tài liệu tương ứng để lựa chọn loại tủ hồ sơ văn phòng phù hợp với không gian làm việc nhất định.

Xem ngay tủ hồ sơ văn phòng tại đây

CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VẬT TƯ CƠ KHÍ SÀI GÒN

Showroom: Số 26D – 26T, Bùi Công Trừng, Đông Thạnh, Hóc Môn, TPHCM.

Nhà máy: Lô 7&8 KCN Tân Thới Hiệp, Nguyễn Ảnh Thủ, Quận 12, TPHCM.

Youtube: TBVT Cơ Khí Sài Gòn

Fanfage: TBVT Cơ Khí Sài Gòn

Tiktok: TBVT Cơ Khí Sài Gòn